Ритейл — одна из сфер бизнеса, где перевозки играют ключевую роль. Поставщики обязаны доставлять товары по строгому графику с учётом всех регламентов торговых сетей.
Большая часть процессов в ритейле, связанных с документооборотом, уже оцифрована. Так, системы EDI (электронный обмен данными/Electronic Data Interchange) позволяют контролировать этапы поставки от создания заказа до итоговой приёмки партий продукции, передавая друг другу короткие коммерческие сообщения. Сервисы юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) позволяют заключать договоры, подписывать универсальные передаточные документы (УПД) и прочую «первичку», работать с маркированными и прослеживаемыми товарами, передавая данные в Честный знак, и многое другое.
Фактически на бумаге оставались только логистические документы. И с 1 сентября 2026 года торговым сетям и их поставщикам нужно адаптироваться к новым правилам. Осенью внедряются обязательные электронные перевозочные документы (ЭПД).
СберКорус как один из ведущих операторов ЭДО в стране и аккредитованный оператор информационной системы (ИС) ЭПД Минтранса РФ рекомендует не откладывать цифровизацию логистического документооборота до 1 сентября. В статье будут разобраны причины такого совета.
Что поменяется в оформлении транспортных документов в ритейле?
Чаще всего в ритейле оформляются следующие виды логистических документов:
• транспортная накладная;
• путевой лист;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка.
Виды создаваемых документов зависят от сценариев перевозки. Ритейлер может заниматься перевозкой грузов самостоятельно или ждать доставку от поставщика. Обе стороны могут заключать договоры на перевозку товаров со сторонней транспортной компанией или обращаться к экспедиторам, чтобы они организовали весь процесс поставки. На практике могут реализовываться все сценарии одновременно.
С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными. На бумаге документы можно будет оформлять в исключительных случаях — например, при объявлении чрезвычайной ситуации или импорте товаров, когда перевозчик является иностранной организацией. Большинство «стандартных операций» попадает под обязательный транспортный ЭДО.
С осени нужно будет оформлять:
• электронные транспортные накладные (ЭТрН);
• электронные путевые листы (ЭПЛ);
• электронные экспедиторские документы.
Как выглядят сценарии работы с ЭПД в ритейле?
Самый распространённый ЭПД — это ЭТрН. Она подтверждает факт заключения договора перевозки грузов и выступает первичным документом.
Среди самых часто встречаемых сценариев оформления ЭТрН можно указать следующие:
1. Поставщик заключает договор с транспортной компанией, чтобы она привезла товары в торговую сеть
В этом случае участниками документооборота становятся три стороны: поставщик, перевозчик и ритейлер. Грузоотправитель формирует ЭТрН, заполняя собственные титулы. После документ заполняет перевозчик, подтверждая приёмку товара для дальнейшей транспортировки. В самом конце в ЭТрН вносит данные грузополучатель и, как только документ подписан им, документооборот завершается.
Главное преимущество ЭПД — отсутствие необходимости оформлять его в нескольких экземплярах для каждого участника перевозок. ЭТрН доступна в режиме онлайн 24/7, и стороны могут отследить её статус в любой момент. Распечатывать документ не требуется: подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП), он обладает такой же юридической силой, что и бумажный аналог.
Интересный факт: в исследовании журнала «Финансовый директор», проведённого в 2020 году, выяснили, что 15% бумажных документов теряется безвозвратно.
2. Вывоз ритейлером товаров со складов поставщика с привлечением перевозчика
В этом случае и организатором грузоперевозки, и лицом, которое принимает товары, выступает магазин. Титулы ЭТрН, связанные с отправителем и получателем, он заполняет самостоятельно. Транспортная компания оформляет собственные разделы в электронной транспортной накладной.
3. Привлечение транспортной компании для развоза товаров в разные точки со склада торговой сети
Здесь аналогично и отправителем, и получателем грузов будет ритейлер. Однако процесс осложняется тем, что разные партии товаров предназначены для разных магазинов. Здесь придётся оформлять множество ЭТрН на каждую поставку в конкретную точку.
4. Иные сценарии
Если в цепочку поставок привлекается экспедитор, то помимо ЭТрН потребуется оформление электронных экспедиторских документов: поручения и расписки.
В случае, если ритейлер или поставщик перевозят грузы собственными или арендованными автомобилями, не привлекая транспортные компании и экспедиторов, оформлять ЭТрН им не нужно. Однако на рейсы потребуется создавать ЭПЛ.
Почему стоит перейти на ЭПД заранее?
Если участники рынка ритейла перейдут на ЭПД заранее, они смогут:
• проанализировать самые распространённые сценарии грузоперевозок, посчитать, сколько примерно документов оформляется в месяц, квартал или год — это поможет выбрать наиболее выгодный тариф у операторов ИС ЭПД;
• оформить УКЭП для сотрудников, которые будут заниматься цифровым документооборотом;
• обучиться оформлению электронных перевозочных документов в сервисах транспортного ЭДО (например, Сфера Перевозки от СберКорус);
• протестировать обмен ЭПД с контрагентами, выявить самые частые ошибки и подготовить инструкции и памятки по их устранению;
• подготовить локальные нормативные акты (ЛНА), в которых прописывается порядок и особенности перехода на транспортный ЭДО;
• избежать штрафов в будущем — за отсутствие ЭПД можно получить административный штраф в 500 руб. по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и налоговый штраф в 10 000 руб. за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов (ч. 1 ст. 120 НК РФ).
___
Российское Ритейл Шоу/Russian Retail Show и Выставка Ритейл ТЕХ Экспо/Retail TECH Expo (21–23 апреля 2026 года) — главное мероприятие о трансформации отрасли розничной торговли. Российские и международные тренды, дискуссии на ключевые темы отрасли, кейсы, бизнес-практики и инновации:
