Проблема контроля бизнес-процессов знакома каждому руководителю: чем больше объектов, тем сложнее отслеживать все нарушения и следить за их своевременным устранением. Для более эффективного контроля на основе чек-листов была создана платформа мобильного аудита полного цикла CheckOffice, помогающая сделать проверки более качественными и удобными. Об особенностях облачной платформы рассказал генеральный директор CheckOffice Валентин Колесов.

Как вообще пришла идея о разработке облачного решения для аудита по чек-листам.

Практически каждая компания для проверок использует чек-листы, и я сам изначально работал с ними: тогда еще это были Excel-таблицы, распечатанные на бумаге. На каждую проверку у меня уходило 2-3 часа, и к концу рабочего дня собиралась стопка документов, которые нужно было просмотреть и составить по ним отчеты. Вся эта бумажная работа усложняла коммуникацию и влекла за собой ряд проблем: документ мог потеряться, информацию из чек-листа переносить неудобно (можно где-то не разобрать почерк), приходится дополнительно выбирать и вставлять в отчет фотографии и так далее. Представьте, сколько на это тратится времени! Ну, и срабатывает человеческий фактор: мы все периодически что-то упускаем, откладываем на потом и забываем об этом. К тому же руководству сложно оценить эффективность проверки и работу самого аудитора, ведь в распечатанный чек-лист можно вписать заведомо ложную информацию, а фотографии прикрепить недельной давности.
Я пробовал поначалу создать для собственного удобства электронные таблицы (аналог Google-таблиц), но вскоре было принято решение разработать специальную облачную платформу, и в конце 2016-го года мы смогли запустить первый вариант приложения CheckOffice для Андроида, которое легко решает все перечисленные мною проблемы.

Получается, что это все те же знакомые нам чек-листы, но в электронном виде?

Да, основа программы – это чек-листы, которые создает пользователь, прежде чем приступить к работе с приложением. Обычно каждый заказчик интегрирует туда свою информацию, но при необходимости мы можем помочь с составлением вопросов: у нас есть большая наработанная база чек-листов и опыт, позволяющий дать компетентные рекомендации.

Чек-листы могут включать в себя разнообразные варианты пунктов сбора информации. Здесь есть вопросы в формате «Да/Нет» (можно добавить и свою формулировку, например, «допустимо/недопустимо»), а также вариант «Отсутствует» (например, не у всех объектов есть прилегающая территория, поэтому где-то ее состояние попросту не оценивается). Помимо этого, есть возможность выбора из списка ответов или указанных цифр, шкалы (например, для оценки уровня обслуживания от 1 до 10), а также свободное поле для комментария.

Составлять чек-листы достаточно легко, но основное преимущество приложения именно в дополнительных функциях. К любому из вопросов чек-листа есть возможность добавить аудиокомментарий или фотографии. И здесь есть важный нюанс: в программе можно установить запрет на фотографии из «Галереи» смартфона, а также обязательную отметку времени, когда было сделано фото. Таким образом, руководитель может быть уверен, что в отчете будут свежие фото, отражающие именно текущую ситуацию. При необходимости аудитор во время проверки может отсканировать штрих-код или баркод: приложение его легко распознает. Также приложение отмечает геопозицию в начале и в конце проверки, что позволяет контролировать не только объект, но и самих аудиторов.

А после проведения проверок отчет тоже формируется автоматически?

Да, когда завершается проверка, отчет сразу же отправляется, например, руководителю региона, супервайзеру и директору магазина. При этом сотрудники могут самостоятельно сформировать и другие отчеты: по конкретной проверке, по нарушениям (можно понять, в какой области больше всего недочетов, а также какой объект самый слабый из всей сети), сводные отчеты по проверкам за конкретный период и т.д. Мы также можем разработать конкретный отчет под клиента, ведь чем больше компания, тем больше у них личных требований.

Есть еще какие-то функции у программы, кроме удобной организации проверок и отправки отчетов?

Конечно! Мало провести проверку и отчитаться начальству. Наша цель – не только контроль бизнес-процессов, но и своевременное устранение всех нарушений. Для этого был создан широкий функционал по работе с задачами.

Когда аудитор во время проверки отмечает какое-то нарушение, он ставит задачу по его исправлению и push-уведомление отправляется ответственному лицу. Задачи могут ставиться автоматически или добавляться в ручном режиме. Также могут быть отдельные задачи: например, когда на объект приехал руководитель, отметил одно нарушение и потребовал его устранить; или это могут быть срочные и разовые задачи. Есть и такие функции, как делегирование, отсрочка, добавление участников (наблюдателей). При этом все статусы и действия по задачам фиксируются: руководитель может в любой момент посмотреть, когда задача была принята в работу, кто ею занимается, как быстро проблема была решена.

CheckOffice – это не только помощник аудитора, облегчающий его работу, но и инструмент контроля сотрудников, своего рода рычаг давления. Ведь в системе отражено, насколько эффективно работает каждое звено в цепочке бизнес-процессов, и здесь важно не только количество нарушений в конкретной зоне, но и как быстро они исправляются. На основе полученной информации руководитель может принимать решения об усилении контроля в той или иной зоне объекта, а также задуматься о кадровых изменениях.

Фактически программа облегчает работу не только аудиторам, но и руководству?

Думаю, что руководству она даже более необходима, т.к. и сами проверки из-за перечисленных предосторожностей становятся более объективными, а значит, все принятые решения будут более эффективными. Таким образом можно удаленно контролировать все объекты розничной сети, что при нынешней экономической ситуации, согласитесь, немаловажно.

Отмечу, что с CheckOffice еще работают аналитики – они пользуются сводными отчетами за определенный период и статистикой; а также поставщики, которым мы можем ставить задачи и отслеживать устранение нарушений с их стороны.

Сложно освоить работу с таким многофункциональным инструментом не специалисту?

Вовсе нет! Сервис очень прост в управлении. В самом начале мы проводим обучение, рассказываем о функциях платформы, которые могут быть не совсем очевидны для пользователя, но в дальнейшем заказчики могут самостоятельно с ним работать. Мы оформляем подписку и открываем доступ к платформе, аудиторы скачивают мобильное приложение и работают с ним. Кстати, приложением можно пользоваться, даже если нет интернета.

А можно как-то приложение доработать под конкретную компанию, ведь функционал у всех компаний отличается?

Да, но тут есть свои ограничения. Если клиент работает по подписке на облачном решении, то это могут быть небольшие доработки: например, мы добавляем в сервис конкретные отчеты. Если же речь идет о CheckOffice Box, то ограничений по изменению функционала нет. «Коробочные» решения обычно выбирают большие компании (OBI, сеть аптек «36,6» и т.д.), у которых масса своих особенностей. Многим крупным клиентам важно, чтобы вся информация хранилась у них на сервере, а не в облаке. Также мы помогаем интегрировать CheckOffice в ПО заказчика и разрабатываем функционал по выгрузке данных.

В связи с тем, что информация по проверкам часто конфиденциальна, многих интересует вопрос ограничения доступа к ней. Как вы решили эту задачу?

В программе можно настроить доступ для каждого сотрудника: аудитор работает только с чек-листами и просматривает свои отчеты, ответственный видит только свои задачи. Это касается и отчетности: каждый руководитель получает только ту часть отчета, которая находится в его компетенции.

Для каких компаний наиболее актуально это приложение?

Платформа CheckOffice достаточно универсальна, поэтому она подойдет любой компании, которая для контроля рутинных бизнес-процессов использует чек-листы. Большинство наших заказчиков – это ритейл, но есть и клиенты из сферы услуг, производства, логистики, даже авиакомпания. Ведь с помощью чек-листов можно контролировать всё, что угодно: систему безопасности, выкладку товара, условия труда. Программа позволяет создать любое количество чек-листов без ограничений.

В Европе практически все уже перешли на облачные решения. Мы к этому тоже скоро придем: думаю, практически каждая компания в ближайшем будущем откажется от бумажных чек-листов и отчетов, просто у более закрытых в информационном плане предприятий процесс перехода будет проходить медленнее.

Связаться с компанией CheckOffice:

info@checkoffice.ru (используйте код #RetailTECH в теме письма).

Facebook, Instagram, Vkontakte, LinkedIN, YouTube.

Смотрите ролик о компании:

Английский: https://www.youtube.com/watch?v=wQaO7AxV_Qg

Французский: https://www.youtube.com/watch?v=w0_vNa8e0Tk