В ритейле данные играют решающую роль в обеспечении успеха. Около 80% информации о товаре поступает от поставщиков, и важно сразу на входе верифицировать эти данные и проверять их на полноту, чтобы все процессы компании работали корректно и без сбоев.
Каждая единица товара и поставка генерируют данные, которые помогают управлять запасами, планировать закупки и улучшать обслуживание клиентов. Но что, если эти данные ненадежны или неполны? Плохое качество данных может привести к ошибкам в заказах, задержкам в поставках, несоответствиям на полках магазинов и, в конечном итоге, к потерям для бизнеса.
Самый простой и быстрый способ оценить проблемы с качеством данных – заглянуть в бэклоги команд поддержки коммерческих процессов. Посмотрите, какой процент задач связан с необходимостью что-то собрать, уточнить, скорректировать или удалить. Высокий процент таких задач обычно указывает на проблемы с качеством данных.
По итогам первого этапа обследования перед внедрением в компании «Окей», мы выявили ключевые проблемы:
– Большое количество Excel-шаблонов для разных департаментов
– Сложные цепочки согласования, огромные трудозатраты по проверке данных на полноту и качество
– Отсутствие единого подхода к сбору медиа-данных
– Большие трудозатраты на загрузку данных в учетную систему и сложность масштабирования при изменении требований
Эти проблемы приводили к задержкам вывода товаров на витрину и ошибкам при описании ассортимента.
Как компания «Окей» решила проблему
Когда окончательно назрела необходимость оптимизировать процессы, запустили проект «Центр управления мастер-данными» и провели тендер. Компания «Окей» приняла решение внедрить портал поставщиков Атрейд, чтобы автоматизировать и упростить процессы управления данными, повысить их качество и сократить временные затраты на их обработку. Главной целью было создать централизованную систему, которая бы интегрировалась с существующими учетными системами компании и позволяла бы эффективно управлять данными от поставщиков и быстро выводить новинки на витрину.
Этапы внедрения
Процесс внедрения портала поставщиков Атрейд включал несколько этапов:
1. Анализ текущих процессов: Мы определили основные проблемы и требования к новой системе.
2. Разработка и настройка портала: Портал был адаптирован под конкретные нужды компании «Окей».
3. Обучение сотрудников и поставщиков: Мы провели тренинги и семинары для ознакомления с новой системой.
4. Пилотное тестирование: проверили работоспособность системы в реальных условиях и исправили выявленные недостатки.
5. Полномасштабный запуск: интегрировали портал с существующими системами и запустили его в работу.
Преимущества портала поставщиков Атрейд
Сейчас на портале полностью реализован процесс управления мастер-данными. Почти никаких писем и совсем никаких Excel-шаблонов. Система сама отслеживает полноту данных в зависимости от специфики товара и по мере внесения данных передает товар на согласование тем или иным департаментам. На портале собираются фотографии товаров и сканы сертификатов качества. Когда все согласования получены, происходит загрузка в учетную систему, и все заинтересованные сотрудники получают уведомление.
Если появляется необходимость изменить требования, добавить новые поля или сделать какие-то старые поля обязательными – это настраивается на портале без каких-либо доработок и рассылок, например, о необходимости использовать только последнюю версию такого-то шаблона.
Борис Железняков, отвечал за внедрение с стороны Окей:
Очень важно, что на портале есть полная прозрачность процессов. Наши сотрудники в любой момент знают, на каком этапе согласования сейчас товар, есть ли какие-то проблемы и требуются ли доработки. На портале Атрейд простой и гибкий интерфейс, хорошо реализована работа с большими массивами данных, много удобных и привычных функций. Это позволяет новым сотрудникам и поставщикам быстро включаться в процесс и не терять время.»
На что обратить внимание при внедрении портала поставщика
Процесс вывода товара на витрину постоянно меняется, что может повлиять на качество данных и скорость работы. Чтобы поддерживать высокий уровень качества, мы рекомендуем следующие два ключевых шага:
– Создать единую нормативно-справочную информацию (НСИ) карточки товара
Для гладкой работы портала поставщиков необходимо разработать нормативно-справочную информацию и технические руководства. Эти документы устанавливают четкие стандарты для данных и процессов, что упрощает работу и улучшает качество данных по всей компании.
– Создать центр компетенций улучшения данных и процессов наполнения карточки товара
Центр компетенций поможет проверять запросы на наполнение карточек товара и выявлять лучшие практики для сбора и проверки данных. Этот центр постоянно оптимизирует процессы создания артикулов, поддерживает высокое качество данных и предотвращает хаос, повышая общую эффективность.
Результаты внедрения портала поставщика Атрейд
Борис Железняков, отвечал за внедрение с стороны Окей:
«Раньше на ввод нескольких позиций могло уходить больше недели. Сейчас это время максимально сократилось, а некоторые службы, без которых раньше было не обойтись, теперь вообще не задействованы в процессе. Наш текущий рекорд – 1,5 часа, и мы видим потенциал его улучшить. Также есть много идей по расширению функционала.»
