AI-компания Napoleon IT совместно с Hoff Tech разработали онлайн-портал поставщика для сети гипермаркетов мебели и товаров для дома. Внедрение нового цифрового продукта позволило автоматизировать процесс взаимодействия с поставщиками, увеличить скорость выхода на площадку и расширить ассортимент продукции. Рассказываем, как удалось реализовать решение для мебельного ритейлера.
Главной целью объединенной команды Hoff Tech и Napoleon IT стало создание единого окна для всестороннего взаимодействия с поставщиками. Ранее все взаимодействие между компанией Hoff и поставщиками происходило с помощью электронной почты и документов в формате Excel. Кроме того, у компании были сложности с низкой скоростью заведения новых поставщиков из-за большого объема рутинных операций, требующих ручного заполнения: изменения цен, записи на поставку, размещения заказов, листинга и делистинга ассортимента, загрузки фото и текстового контента в карточки товаров.
Итоговый продукт должен был решать сразу несколько важных бизнес-задач:
– Ускорить процесс вывода новых поставщиков на площадку
– Увеличить эффективность взаимодействия с действующими партнерами
– Ускорить и автоматизировать добавление нового ассортимента
– Увеличить маркетинговую активность
– Обеспечить прозрачность финансового взаимодействия
– Формировать отчетность для поставщика
– Обеспечить запись на поставку заказов
– Организовать оперативные коммуникации
Проект предполагал проведение сквозного процесса на предприятии, который затрагивает большое количество внутренних служб и систем: ERP, PIM, BI и др. Поэтому на первом этапе предпроектного анализа было необходимо собрать со всех ответственных сотрудников требования, затем их формализовать и описать. Из-за большого объема задач первый этап занял несколько месяцев.
На втором этапе к работе подключились разработчики. Над самим созданием портала трудились порядка 50 человек с обеих сторон.
В функционал портала заложили нескольких разделов:
1. Окно регистрации. При входе на портал открывается окно регистрации в системе, где поставщику достаточно ввести свой e-mail или номер телефона и данные ИНН
2. Анкета. После авторизации поставщик попадает на экран, где необходимо создать и заполнить анкету. В нем можно отразить информацию о компании, контактные данные и банковские реквизиты
3. Ценовое предложение. После заполнения анкеты поставщик может скачать шаблон для создания ценового предложения или внести готовый документ
4. Проверка документов. На следующем этапе поставщик загружает все необходимые документы (свидетельство о регистрации, выписка из ЕГРЮЛ, налоговая отчетность и т.п.) в систему и должен дождаться их модерации
5. Заключение договора. После модерации документов и одобрения закупочного комитета с поставщиком подписывается договор, параметры которого также отображается в системе
6. Создание номенклатуры. После заключения договора поставщик становится полноценным пользователем системы и может создать и загрузить формы для отображения товарной номенклатуры. Утвержденные позиции также проходят модерацию менеджерами Hoff
7. Управление ценами. Раздел отвечает за загрузку, просмотр и изменение прайс-листов. Просмотр и управление данными по ценам доступно как поставщику, так и менеджеру Hoff
Для менеджеров Hoff были созданы соответствующие разделы для авторизации на портале, модерации документов, ценового предложения и договора с поставщиком, а также страницы с номенклатурой и ценами на товары. Проведение предпроектного аналитики и разработка портала заняли 12 месяцев.
По итогам проекта была реализована MVP-версия портала, в которую вошли следующие функциональные блоки:
– Регистрация поставщика
– Формирование пакета документов для заключения договора
– Заведение ассортимента
– Заведение цен
– Обмен остатками
– Базовая отчетность
Благодаря новому порталу поставщики могут в онлайн-режиме регистрироваться в системе, заполнять анкеты, подписывать договоры и загружать ценовые предложения (ЦП). После одобрения ЦП передается в закупочный комитет, который решает, будет ли компания работать с поставщиком. Также с помощью портала поставщика можно загрузить номенклатуру и смотреть цены на поставляемые товары.
По словам коммерческого директора Napoleon IT Константина Прайса, портал поставщика — масштабный, сложный проект, затрагивающий множество смежных бизнес-процессов с большим количеством интеграций.
«При проектировании и разработке решения мы исходили не только из текущей потребности Hoff, но и принимали во внимание желание заказчика предложить продукт в рынок», — отметил Константин Прайс.
Генеральный директор Hoff Tech Константин Пешехонов отметил, что запуск онлайн-платформы для взаимодействия с поставщиками — важный шаг в укреплении позиций Hoff на рынке мебельной интернет-торговли. «Кроме того, эта разработка позволила нам получить бесценный опыт создания новых продуктов для сферы российского ритейла», — добавил Пешехонов
