Сеть парфюмерии и косметики «Иль де Ботэ» внедрила цифровую платформу Imredi, чтобы ускорить и упростить работу сотрудников. В результате персонал стал уделять больше времени продажам и сопутствующему сервису, дольше находиться в торговом зале. Сотрудникам из разных отделов и магазинов стало проще взаимодействовать друг с другом – проверки осуществляются быстрее, а положительный опыт легко транслируется сразу на всю сеть. О внедрении цифровой платформы Imredi, результатах проекта и особенностях цифровизации бизнес-процессов рассказал Микаэл Иорданян, руководитель операционного отдела «Иль де Ботэ».

Сеть «Иль де Ботэ» была основана в 2001 году и на сегодняшний день насчитывает 66 магазинов в 26 городах России. Расширение сети происходит на фоне увеличения спроса на премиальную косметику и парфюмерию. В сети традиционно представлен широкий ассортимент как классических всемирно известных мировых брендов, так и эксклюзивных в сегменте премиального ухода за кожей, нишевой парфюмерии и декоративной косметики.

Ритейлер всегда отличался премиальным сервисом и профессиональной экспертизой консультантов. Для поддержания высокого уровня сервиса и упрощения работы сотрудников руководство «Иль де Ботэ» выбрало продукт Imredi Audit Pro.

Сейчас к решению подключены все 66 магазинов, срок внедрения составил всего 1 месяц. Причем при запуске был сделан персонализированный брендинг приложения.

Автоматизированы процессы:

— регулярные проверки при подготовке к пиковым дням
— плановая проверка состояния магазина
— подготовка к высокому сезону
— фотоотчетность (акции, проверки, запрос состояния мерчандайзинговой выкладки)
— проведение нерегулярных аудитов.

Цели и задачи проекта

1. Основная цель — уменьшить долю операционной деятельности в общей нагрузке директоров магазинов и старших управляющих, чтобы они могли уделять больше времени продажам.

«80/20 — к такому соотношению личного общения с клиентами, непосредственных продаж и операционной работы мы стремимся для директоров магазинов и старших управляющих. Время — это самый ценный ресурс. Важно его распределять так, чтобы давать максимум внимания гостям магазинов. От этого напрямую зависит качество сервиса и размер выручки. При этом мы стремимся ускорить и упростить работу с почтой, выполнение поручений центрального офиса, подготовку фотоотчетов, прохождение чек-листов и отработку задач из смежных подразделений. Использование современных технологий позволят значительно уменьшить затраты времени на операционную деятельность и направлять ресурсы на работу в торговом зале. В первую очередь именно для оптимизации процессов в сети «Иль де Ботэ» был внедрен цифровой продукт Imredi Audit Pro», — рассказывает Микаэл Иорданян.

2. Сбор инсайтов, поиск прорывных идей и оперативное внедрение лучших практик на всю федеральную сеть. Быстрое реагирование на возникшие проблемы.

«Нам важно вовремя улавливать не только возникающие трудности и оперативно решать проблемы, но еще собирать креативные идеи, которые генерируют в отдельно взятых точках наши сотрудники, и внедрять их по всей сети. Например, во Владивостоке сделали что-то необычное и полезное, мы увидели прекрасный результат — внедряем этот опыт в Калининграде», — комментирует Микаэл.

3. Перевод взаимодействия головного офиса и магазинов из почты и мессенджеров в единую систему, которая будет «в кармане» каждого сотрудника.

Электронная почта – известный «пожиратель» времени. Мало того, что сотрудник привязан к компьютеру или наоборот — не отвечает оперативно, если работает в торговом зале, этика делового общения через e-mail требует не просто дать ответ на запрос, а сопроводить его, пусть минимальным, сообщением, на написание которого тратятся драгоценные минуты. А работа одновременно с почтой и мессенджерами – забирает много времени. Выход – перевести общение по всем рабочим вопросам в единое приложение на смартфоне.

«Сотрудники магазина гораздо быстрее реагируют на задачи из центрального офиса с мобильного телефона. Им не нужно идти к компьютеру, прикреплять, например, фото витрины, писать сопроводительный текст. Можно просто сделать фото в процессе выполнения задачи в Imredi прямо в торговом зале, оперативно исправить недочеты, если такие есть, без формального общения по e-mail или десятков чатов. Директора больше не ищут вручную, кто из сотрудников не отчитался по задаче в мессенджере. Например, из 20 магазинов, только 18 прислали фото. Теперь система подсветит их автоматически, сама напомнит и руководителю, и сотруднику, что нужно выполнить поручение», — рассказывает Микаэл Иорданян.

В итоге внедрения Imredi Audit Pro:

• Снизилась потребность в командировках за счет регулярных удаленных аудитов;

• Реализован быстрый обмен информацией при переводе коммуникации в формат задач, чек-листов в приложении Imredi, снизилось количество почтовых запросов и время на обработку почты;

• Упростилась проверка отчетов и аудитов (система автоматически подсвечивает просроченные задачи, «должников», подсказывает, на что обратить внимание);

• Удалось «отвязать» людей от компьютера, сотрудники больше времени проводят в торговом зале, ощутимо влияя на повышение РТО;

• Соотношение времени работы директора в торговом зале и с операционными задачами приближается к запланированному KPI 80/20;

• Появилась возможность четко отслеживать и транслировать успех на всю сеть, масштабно внедрять креативные идеи, которые дали хороший результат в отдельных магазинах;

• Ускорилась реакция на запросы центрального офиса по мерчандайзинговой выкладке;

• Уменьшилось количество чек-листов, а прохождение проверок стало быстрее;

• Ускорилось получение отчетов по актуальным акционным планограммам.

Планы развития

Следующим этапом развития проекта в 2025 году запланировано:

• подключение пользователей из смежных подразделений (мерчандайзинг, маркетинг, категорийный отдел) для упрощения и повышения эффективности совместной работы с розницей

• расширение функций аналитики и подключение дашбордов для региональных директоров

• подгрузка файлов в базу знаний и ее активное использование.

«Если вы хотите добиться эффекта от автоматизации с помощью Imredi Audit Pro или любого сервиса, автоматизирующего бизнес-процессы, важно параллельно с внедрением системы или до старта проекта привести в порядок текущие операционные процессы, тогда цифровизация даст ощутимый результат и в качественных, и в количественных показателях, а работа персонала станет более комфортной и похожей на стабильный механизм», — рекомендует Микаэл.