Торговая марка «Респект» объединяет 273 фирменных магазина обуви.

На момент внедрения «Битрикс24» сотрудники из разных регионов решали рабочие вопросы по телефону и электронной почте.

В результате:

• Информация хранилась разрозненно
• Поиски письма или статуса задачи отнимали массу времени
• Рутинные процессы приходилось выполнять вручную
• Это создавало постоянную дополнительную нагрузку на персонал.

Компания перевела корпоративное общение в онлайн-формат и автоматизировала ежедневные задачи.

Рассказываем, как Битрикс24 помог обувному ритейлеру наладить общение сотрудников и оптимизировать свою работу.

ООО «Респект-Онлайн» — интегратор информационно-коммуникационных услуг организаций, которые работают под товарным знаком «Респект» (бренд Respect Yourself).
Товарный знак присутствует на рынке с 2001 года.

Продукцию изготавливают на фабриках Европы (Испания, Португалия, Италия, Германия, Хорватия, Сербия), Турции, Бразилии и Юго-Восточной Азии (Китай), также есть производство в России.

ООО «Респект-Онлайн» обслуживает 273 фирменных магазина – в России и Белоруссии. Они принимают 60 000 000 посетителей в год.

О ситуации

До внедрения корпоративного портала «Респект-Онлайн»:

• Не собирал обратную связь от линейного персонала
• Центр не мог контролировать процесс открытия магазинов и мерчендайзинг на местах — из-за этого страдало качество сервиса и объем продаж

Руководство компании решило доработать корпоративный портал «Битрикс24». Основная задача — организовать единое информационно-коммуникационное пространство для общения и обучения персонала компаний, которые работают под товарным знаком «Респект».

Выбор платформы

Руководство компании «Респект-Онлайн» уже было знакомо с решениями от «1С-Битрикс».

Критериями выбора стали:

• Масштабируемая система
• Удобный и гибкий функционал
• Способность выдерживать большие нагрузки
• Техническая поддержка от вендора

Проект вела компания informUnity.
На разработку и внедрение потребовалось полгода.

«Битрикс24 помог решить одну из самых насущных проблем ритейла — наладить коммуникации в территориально-распределенной компании, а благодаря вовлеченности заказчика и слаженной работы проектной группы удалось избежать трудностей» Василий Довгошей, генеральный директор компании InformUnity.

Открытие магазина

Рабочий день начинается с открытия торговой точки. Чтобы каждый из покупателей был доволен, важно учесть все мелочи:

• Открыть двери вовремя
• Включить подсветку
• Привести в порядок витрины и т.д.

Чтобы упорядочить процесс, разработчики создали на портале автоматизированные задачи с шаблонным чек-листом. К ним можно оставлять комментарии и прикреплять фотографии.

Количество пунктов и содержание пользователи настраивают самостоятельно в административной панели.

Как это работает:

• Ежедневно управляющие получают задачу «Открытие смены» и одноименный чек-лист
• Управляющий, его заместитель или администратор магазина сверяется со списком и ставит галочки напротив пунктов чек-листа
• Задача автоматически закрывается

Качество исполнения контролирует руководство. Если любой из пунктов не выполнен, у задачи появляется красная пометка – тогда супервайзер обращает на нее внимание боссов.

В результате время на открытие магазинов сократилось в 2 раза, центр контролирует точки на местах и в любой момент может связаться с нужным магазином через портал.

HR: актуализация данных сотрудников

В процессе внедрения разработчики столкнулись с препятствием: сотрудники неохотно регистрировались на портале и вяло переключались на новый способ выполнения задач.

Интеграция с централизованной системой управления Active Directory или 1С:ЗУП тоже не решала проблему:

• У компании слишком разветвленная организационная структура
• Управляющие на местах не имели доступа к системе и не могли оперативно вносить правки в учетные записи сотрудников

Пришлось проработать процесс актуализации сотрудников:

• Чтобы все сотрудники проходили регистрацию
• Уволенные работники автоматически блокировались
• Изменения отражались на портале

Команда informUnity разработала механизм, похожий на «1С:ЗУП», но упрощенный и адаптированный под «Битрикс24»:

• За регистрацию работников отвечает управляющий магазином. Он заполняет карточку сотрудника, где указывает стандартные данные или вносит необходимые изменения.
• Затем запись помечается красным – ее должен проверить кадровик.
• После этого информация автоматически попадает в «Битрикс24».

В регистрации пользователей корпоративного портала не участвуют системные администраторы — всё происходит автоматически.

Сотрудники кадровой службы полностью контролируют процесс.

За актуальность данных также отвечает управляющий магазином — портал автоматически напоминает ему проверить сведения о персонале. Если ответственный не укладывается в указанный срок, задача становится просроченной. Тогда к процессу подключаются HR-специалисты.

В результате все сотрудники перешли на корпоративный портал.

Специалисты informUnity:

• Научили сотрудников заказчика пользоваться корпоративным порталом
• Объяснили тонкости работы
• Поделились преимуществами автоматизации задач

А работники «Респект-Онлайн» передали знания коллегам в регионах.

Мерчендайзинг

Руководство компании не могло отслеживать и комментировать выкладку продукции в режиме реального времени.

InformUnity автоматизировали этот процесс:

• Мерчендайзер создает в профильной группе дерево задач для пула торговых точек. Принцип: Город → Год → Месяц → Неделя.
• Раз в неделю управляющий магазином получает задачу «Неделя». Там он должен создать подзадачу и прикрепить фотографии выкладок товара на полках. Мерчендайзеры комментируют их.

В результате — компании не нужно держать товароведа в каждом магазине. Достаточно нанять в офис одного сотрудника, который будет управлять выкладками и исправлять ошибки удаленно.

Веерные задачи

Типовые поручения часто бывают привязаны к позиции сотрудника. InformUnity разработали механизм, чтобы автоматически ставить задачи всем людям с определенной должностью.

Например, менеджеру нужно получить отчет от 20 магазинов.

• Он создает шаблон задачи и выбирает пул торговых точек
• Каждый управляющий точкой автоматически получит «копию» задачи
• Менеджеру не нужно обращаться отдельно в каждую торговую точку – задача решается в пару кликов

«В результате внедрения Битрикс24 и автоматизации бизнес-процессов мы получили удобный инструмент для коммуникации сотрудников, бизнес стал намного прозрачнее и эффективнее». Станислав Гутковский, помощник руководителя компании «Респект-Онлайн» по информационным технологиям

О разработчике

InformUnity — золотой партнер «1С-Битрикс» с более чем 10-летним опытом внедрения и разработки на Битрикс24. Компания специализируется на построении высоконагруженных систем, интеграциях, в том числе с телефонией, а также имеет ряд собственных продуктов — лидеров продаж в Маркетплейсе Битрикс24.

Результаты

• Сотрудники начали пользоваться корпоративным порталом – ежедневно в группах и чатах работают от 50 до 200 человек
• Все рутинные процессы автоматизировали
• Руководителям стало проще следить за качеством работы, получать дополнительную информацию и обратную связь в комментариях к задачам
• Время на контроль сократилось на 20%

Компания «Респект-Онлайн» планирует совершенствовать корпоративный портал. Следующие шаги — развитие модуля обучения персонала и CRM для отдела маркетинга.