Зачем «Лента» внедряет портал поставщиков: предпосылки и цели
В современном мире торговли компании стремятся максимально оптимизировать свои бизнес-процессы, чтобы оставаться конкурентоспособными. Одним из ключевых направлений оптимизации, от которого зависит успех развития всех компаний, является оптимизация коммерческих закупок. В крупной розничной торговле количество поставщиков обычно начинается от 3 тысяч, при этом на них приходится более 150 сотрудников коммерческих отделов. Чтобы эффективно управлять этим процессом, менеджмент стремится повысить прозрачность процессов закупок и улучшить контроль над ними.
Одним из таких решений является внедрение портала поставщика. Этот инструмент уже активно используется ведущими компаниями и значительно улучшает взаимодействие между сотрудниками коммерческих отделов и поставщиками.
Мифы о порталах поставщика
Существует два распространенных мифа о порталах поставщика.
Миф 1: Портал поставщика — это больше про поставщиков, и помощь им.
На самом деле, портал поставщика предназначен именно для помощи сотрудникам коммерческого отдела торговых компаний. В их ежедневную работу входит пересылка информации между отделами, общение с поставщиками, объяснение, какие файлы нужно заполнить и как, контроль за предоставленной информацией и т.д. Вместо того чтобы заниматься заработком денег для компании, они выполняют передаточные функции. Цель портала поставщика — убрать эту боль, создать единое информационное пространство, в котором все участники процесса работают эффективно и слаженно.
Миф 2: Портал поставщика — это всего лишь очередная база данных, направленная на оптимизацию ручного процесса.
На самом деле, это инструмент, который при успешном внедрении направлен на получение дополнительной выручки компаний за счет ускорения вывода товара на полку. В крупной розничной торговле сроки вывода новинок могут достигать от одного до трех месяцев. Сокращая это время, товар быстрее оказывается на полке и начинает приносить доходы.
Анжелика Бутына, ключевой заказчик коммерческой службы Ленты.
«Коммерческая служба компании «Лента» столкнулась с проблемой нехватки времени на основные задачи. Введение товара на полку, согласование договоров и другие процессы занимали слишком много времени, что приводило к значительным потерям. В результате исследования и анализа было выявлено, что 45% времени коммерсанты тратят на непрофильные задачи. Решение этой проблемы стало возможным благодаря созданию центра поддержки коммерческих процессов и внедрению портала поставщика».
Давайте рассмотрим основные преимущества и эффекты от внедрения портала поставщика на примере компании «Лента».
Преимущества портала поставщика
1. Автоматизация процессов: Портал позволяет автоматизировать множество рутинных задач, что значительно ускоряет процессы ввода товара на полку и согласования договоров. Например, в компании «Лента» время ввода нового товара сократилось с 25 до 5 дней.
2. Централизованное управление данными: Все участники процесса работают в едином информационном пространстве, что исключает дублирование и ошибки при передаче данных. Это повышает качество данных и снижает потери.
3. Ускорение коммуникации: Поставщики и сотрудники компании могут быстро обмениваться необходимой информацией без необходимости посредничества коммерческих служб. Это экономит время и позволяет оперативно решать возникающие вопросы.
4. Снижение затрат: Автоматизация и оптимизация процессов позволяют компании значительно сэкономить. В «Ленте» благодаря порталу удалось сократить потери на 310 миллионов рублей в год и уменьшить ФОТ в КС на 30%.
Значимость оптимизаций функции закупок
На текущем этапе построение, поддержание и повышение зрелости функции закупок входит в число основных задач проектов по повышению эффективности организации, независимо от организационно-правовой формы субъекта, осуществляющего закупки. Согласно глобальным исследованиям консалтинговой компании KPMG, в ближайшем будущем 80% успешности взаимодействия потребителя с компанией будет определяться эффективностью цепочек поставок и работы закупок.
Важное мнение
Николай Корнилов, генеральный директор компании «Атрейд»
«Часто при обсуждении с торговыми компаниями первым вопросом, который нам задают, является: зачем это вообще нужно? Не понимание, как правильно посчитать выгоды от внедрения, — это один из факторов, почему такие решения еще не стали стандартом на рынке. Наше внутреннее исследование с текущими клиентами показало, что один день задержки ввода новой позиции в матрицу товаров приводит к потерям в обороте около 60 миллионов рублей. Внедрение нашего решения позволяет ускорить этот процесс в среднем в пять раз, что значительно улучшает экономику и процессы компании».
