Одно из распространенных возражений при внедрении безбумажного офиса заключается в том, что в компании уже используется какая-то система электронного документооборота (ЭДО). Рассказываем, почему иногда это не так и почему стоит задуматься об использовании F.Doc для подписания документов.
Электронные подписи: в чем разница?
Электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит цифрового документа, который дает возможность установить лицо, подписавшее этот документ. Это уникальная комбинация символов, которая генерируется с помощью специальных программных средств. В ключе заложены данные о владельце подписи и дате подписания.
ЭП официально признана аналогом собственноручной подписи. Но есть разные виды электронной подписи, которые отличаются технологиями формирования и целью применения. Именно относительно различения подписи и появляются вопросы.
Сервис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП), которая подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством кодов, паролей и т. д. Подходит для подписания большинства документов с организациями и физическими лицами. ПЭП используют для подписания многих документов даже в ФНС, ЦБ, ПФР и других регуляторах
Итак, обсуждая внедрение F.Doc, некоторые бухгалтеры утверждают, что уже используют простую электронную подпись (ПЭП) в компании, – значит, сервис безбумажного офиса им не требуется. Но если разобраться в деталях, выясняется, что компания работает с КЭП: квалифицированной электронной подписью. Это другой тип подписи, который нужно получать в специализированном удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи, и обновлять каждый год. Работа с ПЭП не требует таких сложных юридических действий, при этом уровень надежности остается достаточно высоким.
Использовать ПЭП просто: не нужно регистрироваться в ФНС и собирать документы для получения подписи. ПЭП можно трактовать как совокупность определенных действий компаний и клиента, поэтому для подписания документа достаточно перейти по ссылке из СМС и ввести проверочный код. ПЭП уже используют многие банки и даже портал «Госуслуги», что говорит о ее надежности.
Как внедрение F.Doc меняет документооборот
Специалисты, которые уже используют безбумажный офис, понимают отличия от классической бумажной работы. Они убеждены, что F.Doc только упрощает документооборот: сотрудник создает документ в привычной ему системе, но вместо отправки на печать сразу передает онлайн клиенту или другому сотруднику. Это уменьшает количество шагов между созданием документа и его подписанием, а еще экономит бумагу.
Безбумажный офис является сильным инструментом, который выводит взаимодействие с клиентами на другой уровень. Изучение и подписание документов через F.Doc занимает до 2 минут, что в несколько раз меньше, чем при бумажном документообороте. Кроме того, F.Doc позволяет заключать сделки удаленно и закрывает риски потери и порчи документов. Процессы становятся комфортнее и для компании, и для клиента.
Сервис Безбумажный офис от F.Doc – это настоящая возможность сделать документооборот более отлаженным, четким и простым. Клиентам и сотрудникам станет значительно проще без ручного подписания стопок документов и тем более их отправки по почте. Чтобы узнать о сервисе больше, переходите на сайт.
